Geçmişe Yönelik Fatura Numaralarının Kontrolü Üzerine

İşletmeler dijitale geçerek ticari işlemlerini program kullanarak işlemektedir. Bu da veriye ulaşmada hız demektir. Örneğin bir yıl önceki bir rapora ulaşmak için dosyaladığınız faturalara tek tek bakmak zorunda kalmazsınız. Kullandığınız programın nimetlerinden faydalanırsınız.

Bu raporlardan maksimum bir verim alabilmek için girdiğiniz verilerin güvenilir olması gerekir. Rutin yapılması gereken bir işlemi atlayabilirsiniz (Örneğin siz o işlemi yaparken, işle ilgili bir telefona cevap vermeniz sonrasında o işlemi yarıda bırakmanız ve unutmanız olasıdır.)

Tam da bu sebeplerden belli dönemlerde yaptığımız işlemlerle ilgili geriye dönük kontroller kaçınılmaz olur. Bu kontrolleri yaparak hatalarımızı bulup düzelterek verilerimizin daha güvenilir olmasını sağlayabiliriz.

Bu konuyla ilgili şöyle bir senaryo üretebiliriz: e-arşiv ve e-faturalarımızı elogo entegratöründen kesiyoruz. Bu faturaları manuel olarak ERP (Start 3, Go 3, Tiger 3) programımıza manuel giriyoruz. (Buna hiç gerek olmasa bile.. Çünkü ERP'den kesilen faturalar otomatik olarak entegratöre gidiyor.) Veya verilerimizi iki ayrı firmada tutuyoruz. Bir firmaya girdiğimiz faturayı diğer firmaya da aktarıyoruz.

Yukarıdaki sebeplerden (iş yoğunluğu, unutma) dolayı acaba diğer firmaya girmediğim bir fatura kaldı mı? Bunu kontrol için numaraları sıralayıp tek tek bakmak zaman alır ve gözünüzden kaçabilir. O yüzden bu kontrolü excelin özelliklerinden faydalanarak daha kolay daha hızlı ve net bir şekilde gerçekleştireceğiz.

Bu senaryoda sadece kendi kestiğimiz faturaları inceleyeceğiz. Mantığını öğrendikten sonra ihtiyacınız olan her mantığa oturtabilirsiniz.

Bizim Logo Yazılım ERP (Start 3, Go 3, Tiger 3) programlarına girdiğimiz kendimize ait faturalarımız:

Satınalma Faturaları

• 06 Satınalma İade Faturası
• 13 Satınalma Fiyat Farkı Faturası

Satış Faturaları

• 07 Perakende Satış Faturası
• 08 Toptan Satış Faturası
• 09 Verilen Hizmet Faturası

olarak girilmiş olabilir. Yukarıdaki fatura türlerinin hepsini alıp excele atmamız gerekir. Bunu:

• Satınalma ve Satış Faturaları browserında iken F12 tuşuna basarak tüm faturaları alıp excele attıktan sonra sadece bize ait olanları süzeriz.
• Satınalma ve Satış Faturaları browserında iken alttaki filtrele butonu ile fiş türlerine göre filtreleme yapıp daha sonra süzülen faturalar için  F12 tuşu ile verileri excel ortamına almak.
• Sql kodu ile bu listeyi tek seferde almak

gibi seçeneklerle yapabiliriz.

Sql olarak :

select FICHENO 


     from LG_XXX_YY_INVOICE

           WHERE TRCODE IN (6,7,8,9,13)

ORDER BY FICHENO

-- XXX yerine firma nosu
-- YY yerine dönem nosu yazılacak

şeklinde bir sorgu bize yetecektir. Kodumuzu management studio da çalıştırdıktan sonra gelen sonuca sağ tıklayıp Select All ve sağ tıklayıp Copy veya Copy with Headers deyip kopyaladıktan sonra excele yapıştırabiliriz. Örnek olması açısından e-arşiv faturalarımızın tümünü A sütununa, e-fatura olanları ise D sütununa yerleştirdik.

Eksik faturaları tespit etmek için ilk olarak A sütunundaki tüm fatura numaralarını seçmemiz gerekiyor. Bunu A1'e gidip daha sonra Ctrl+Shift+Aşağı ok ile seçebiliriz. Seçtikten sonra Koşullu biçimlendirme / Yeni Kural / Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan seçeneğine tıklıyoruz.

Formül kısmına : =SAĞDAN(A2;9)-SAĞDAN(A1;9)<>1

değerini yazıyoruz. Alttaki Biçimlendir butonuna ordan Dolgu sekmesine geçip kırmızı rengi seçiyoruz.  İşlemlerimizi tamamlıyoruz. Bu adımdan sonra eksik olan fatura numarasının bir önceki numarası kırmızı bir şekilde görünecektir. Böylece onun altındaki numaranın eksik olduğunu görmüş olacağız.

Benzer işlemimizi e-faturalar için de yapacağız. Bunun için D sütunundakileri seçip 

Koşullu biçimlendirme / Yeni Kural / Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan seçeneğine tıklıyoruz.

Formül kısmına : =SAĞDAN(D2;9)-SAĞDAN(D1;9)<>1

değerini yazıyoruz. Alttaki Biçimlendir butonuna ordan Dolgu sekmesine geçip kırmızı rengi seçiyoruz.  İşlemlerimizi tamamlıyoruz. Bu adımdan sonra da eksik faturadan bir önceki faturanın kırmızı renkte yazılması lazım. 

Uyarı : Daha önce A sütunun tamamını seçmek için A'nın üzerine tıklayıp deniyordum Ancak kırmızı renkteki verilerin yerlerinde kayma olduğunu görüyordum. O yüzden sadece veri olan yerleri seçin diye yazmışım. 

Bu şekilde eksik olan fatura numaralarını tespit edip eksikleri tamamlayarak alt yapınızın daha güçlü ve güvenilir bir şekle gelmesini sağlayabilirsiniz. 

Bu yöntemi ben Logo Yazılım çözümleri kullananlar için yazdım. Ancak bunu tüm ticari programlarda kullanabilirsiniz. Ayrıca sadece bu değil işlemlerinizle ilgili yaptıklarınızı düşünerek nerede yanlış yapmış olabildiğinizi düşünerek farklı algoritmalar geliştirerek farklı hatalarınızı da bu mantıkla düzeltebilirsiniz.

Biz danışmanlık verdiğimiz firmalara bazen onlara hissettirmeden, bazen de onlarla beraber hatalı yapılabilecek işlemleri tartışarak bir sorgu ile tespit etmeye çalışırız. Sonra onlara bu kontrolü sağlayacak sorgular hazırlarız. (Örneğin faturalara girilen minimum ve maksimum fiyatları kontrol ederek aralarındaki % değişimin oranına göre kullanıcının fiyatı hatalı girip girmediğini tespit etme, Kullanıcının ambar transferlerinin doğru yapıp yapmadığının kontrolü için ek önlemler, iki firmadaki aynı carilerin bakiyelerinin eşit olup olmadığının kontrolü ile kullanıcı hatasının olup olmadığının tespiti ...)

Bu sorgularda kullanıcı hatalarının önüne geçmeye çalışarak verimizin güvenirliğini ve oluşacak kayıpları önlemeye çalışırız.

Bu tür kontroller için bizim danışmanlığınızdan faydalanabilirsiniz. Sizin işletmenize ait farklı kontroller de olabilir. Sorunlarınızı bize anlatarak birlikte çözüm yollarına bakabiliriz.

Ozan Bilgisayar Ticari Yazılım Danışmanlık olarak bayi / bayii / bayisi / iş ortağı / bayi logo / logo bayi / logo bayii / logo bayisi  olduğumuz Logo Start 3, Go 3, Tiger 3, e-devlet ve diğer ürünlerini satın almak için; adana, adıyaman, afyonkarahisar, ağrı, amasya, ankara, antalya, artvin, aydın, balıkesir, bilecik, bingöl, bitlis, bolu, burdur, bursa, çanakkale, çankırı, çorum, denizli, diyarbakır, edirne, elazığ, erzincan, erzurum, eskişehir, gaziantep, giresun, gümüşhane, hakkari, hatay, ısparta, mersin, istanbul, izmir, kars, kastamonu, kayseri, kırklareli, kırşehir, kocaeli, konya, kütahya, malatya, manisa, kahramanmaraş, mardin, muğla, muş, nevşehir, niğde, ordu, rize, sakarya, samsun, siirt, sinop, sivas, tekirdağ, tokat, trabzon, tunceli, şanlıurfa, uşak, van, yozgat, zonguldak, aksaray, bayburt, karaman, kırıkkale, batman, şırnak, bartın, ardahan, ığdır, yalova, karabük, kilis, osmaniye, düzce  illerinden ve tüm ilçelerinden bizi arayabilirsiniz.